アイチ梱包運輸株式会社は、名古屋市に本社を置く愛知時計電機グループで、ガスメーターや水道メーターなどの計量機器の梱包・運輸を担っています。安全衛生委員会の議事録は、これまで参加者が紙に手書きし、持ち帰ってExcelに打ち直していました。
管理部でDX推進を担う井元様は、展示会でモコボイスに出会い、「まずは小さく始める」形で導入。議事録作成の時間を大きく減らしながら、会議の進め方そのものの見直しにも取り組み始めています。
アイチ梱包運輸株式会社様のご紹介
- 会社名
- アイチ梱包運輸株式会社
- 事業内容
- ガスメーター・水道メーターなど計量機器の梱包・運輸
- グループ
- 愛知時計電機株式会社の完全子会社
- お話を伺った方
- 本社事業所 管理部 井元 康平 様（業務DX推進担当）
- 利用シーン
- 安全衛生委員会の議事録作成
導入のポイント
- 課題：会議中に手書き→持ち帰ってExcelに転記。役職者の業務を圧迫していた
- 決め手：金額を抑えて小さく始められる。パソコンでそのまま使える
- 効果：議事録作成が30分〜1時間 → 10〜15分に（確認・修正込み）
DX推進は「ほぼ一人」。現場を知るからこそ見えた課題
── 井元様のご所属と、普段のお仕事を教えてください。
井元様：本社事業所の管理部で、業務のDX化を進めています。うちは親会社のガスメーターや水道メーターを梱包して運ぶ会社なんですが、現場はまだまだ紙が中心なんですよ。システムも全体的に古いので、変えたいところはたくさんありますね。
── DX推進は、どのような体制で進めているのですか。
井元様：今はほぼ私一人でやっています。DX推進の会議があるわけでもないので、自分から各部署に困りごとを聞きにいかないと始まらないんです。
── 数ある課題の中で、議事録に目を向けたのはなぜですか。
井元様：私は名古屋にも岡崎にもいたことがあるので、「あの部署のあの人は、これで困ってるな」というのがなんとなく分かるんですね。その中で、どちらの拠点でも同じように負担になっていたのが、安全衛生委員会の議事録でした。
導入前：手書きのメモを持ち帰り、Excelに打ち直す日々
── 社内ではどんな会議があり、その議事録はどう作っていたのですか。
井元様：メインは安全衛生委員会で、運輸部と梱包部が一緒に集まって、超過労働時間なんかを確認し合います。
議事録は、参加者が会議中に紙に手書きでメモして、それを持ち帰ってExcelに打ち直していました。1回あたり30分から1時間くらいはかかっていました。
── その作業は、現場にどんな影響があったのでしょう。
井元様：委員会に出るのって、リーダーとか役職のある人たちなんですよ。普段の仕事を抱えながら議事録も作らないといけないので、どうしても後回しになる。で、いざ書こうとすると内容を忘れてしまっている。そういう話は前から聞いていました。
しかも議事録に時間を取られる分、本来の事務作業や梱包の作業がどんどん後ろにずれてしまいます。それが重なると、出荷や納期にも響きかねない。そこが一番まずいなと思っていました。
選定：ChatGPTなどと比べてモコボイスを選んだ理由
── モコボイスとはどこで出会い、どんな方法と比較されましたか。
井元様：名古屋のDXの展示会です。展示会に行くときは、事前にどんな会社が出ているか調べてから行くようにしていて。ちょうど議事録をなんとかしたいと思っていたので、議事録をテーマに回りました。
ただ正直、最初は「お金をかけずにできないかな」と考えていたんです。録音してNotebookLMとかChatGPTに入れて議事録にできたら、それが一番いいなと。展示会ではほかの議事録ツールの話も聞きましたが、最終的にモコボイスに決めました。
── 決め手は何だったのでしょう。
井元様：一番は、最低契約期間が短くて、なるべく金額を抑えたところから始められることですね。いきなり大きくお金をかけるんじゃなくて、まず小さく試せる。そこが大きかったです。
あとは、パソコンでそのまま使えて、操作がシンプルなところ。実際に使うのは私より年上の40代、50代の人たちなので、機能がいろいろあっても分からなくなっちゃうんですよ。モコボイスはボイスレコーダーで録って、パソコンにつないでドロップするだけ。それくらいシンプルなのは、すごくありがたいですね。
導入後：書き起こし中は他の仕事。確認まで含めて10〜15分
── 実際に使ってみて、記録にかかる時間はどう変わりましたか。
井元様：早速、安全衛生委員会で使ってみました。これまで30分から1時間近くかかっていたのが、書き起こしは他の仕事をしながら待っているだけ。確認に5分くらいで、細かいところを直しても10〜15分で終わっちゃいます。
議事録フォーマットが使えるのもいいですね。委員会でいつも使っている形に合わせて出してくれるので、そのまま議事録として使えます。形も自分で変えられるので、会議に合わせて調整しています。これから使う人を広げて、現場からも感想をもらおうと思っています。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 記録の取り方 | 会議中に紙へ手書き → 持ち帰ってExcelに転記 | 録音するだけで自動で書き起こし・議事録化 |
| 作成時間 | 30分〜1時間 | 10〜15分（確認・修正込み） |
| 作成中の業務 | 議事録づくりにかかりきり | 書き起こし中は他の業務ができる |
運用のコツ：「話を振る」進行で、議事録も会議も分かりやすく
── 運用してみて、会議の進め方に変化はありましたか。
井元様：使ってみて気づいたのは、議事録って「会議で口に出した言葉」からまとめられるんだな、ということなんです。たとえば超過労働時間の話をしていても、誰かが「梱包部はどうですか」と振らないまま進むと、それがどこの部署の数字なのかが議事録に出てこない。書き起こしにはちゃんと残ってるんですけどね。
なので、司会役を決めて「次、梱包部お願いします」と順番に振っていく形にしようと思っています。誰が何の話をしているのかがはっきりして、整理された分かりやすい会議になるので、会議そのものを見直すいいきっかけになっていると思います。
mocomoco担当者からのワンポイント
- 発言者や部署名を口に出す：話者推定は、会話の中に名前が出てくると精度が上がります。会議の冒頭に一通り自己紹介をする会社もあります。
- 数字は「一言」言葉にする：添付資料も参照しますが、議事録は書き起こしを重視して作られます。「梱包部の超過労働時間は…」と一言あるだけで反映されやすくなります。
- 議事録に漏れたら、チャットで聞く：会話分析機能で「労働時間の話はどこでしていた？」と質問すれば、書き起こしと音声から該当箇所を探してくれます。
今後：全拠点の安全衛生委員会、そして現場の教育へ
── 今後、どのように活用を広げていきたいですか。
井元様：まずは岡崎も含めて、安全衛生委員会の議事録は誰でもモコボイスで作れるようにしたいですね。その先は、現場の教育にも使えたらいいなと。
ただ、現場の人たちはこれがどれだけ使えるものなのか、まだ知らないんです。いきなり「使ってください」と言っても難しいので、まずは簡単なところからですね。
たとえば、座っての会議じゃなくても、立ち話で何か決めることってよくあるじゃないですか。そういうときに録っておけば、あとで見返したり聞き返したりできる。それくらいならやってもらえるかなと思っています。お願いするときも、業務の合間にちょっと直接行って、「お願いします」と声をかけるようにしています。
同じ課題を抱える皆さまへ：「月額だから、小さく始めて判断できる」
── 最後に、同じような課題を抱える企業のご担当者へメッセージをお願いします。
井元様：私自身、最初は「お金をかけずにできないか」と考えていたので、月額費用がかかると二の足を踏む気持ちはよく分かります。でも逆に言えば、月額だからやりやすさを感じました。少額なら、社内で通すハードルも低いですし。
まずは一度使ってみて、判断すればいいと思います。
井元様、本日は貴重なお話をありがとうございました。
