導入事例
会議の質を高め、アクションを明確にする議事録DXを実現
GMB株式会社 様 (東証スタンダード）
情報システム部 上田 唯 様
GMB株式会社様のご紹介
GMBグループは、独立系の自動車部品メーカーとして、駆動・伝達系やエンジン部品といった多様な機能部品を、新車用と修理用部品の両市場に向けグローバルに製造・販売しています。
主要な取扱製品として、エンジン部品のウォーターポンプや、駆動・伝達および操縦装置部品のユニバーサルジョイントなどを展開。
技術革新と新製品開発を通じ、自動車部品産業のオンリーワン企業として国際社会に貢献しています。
内部監査の資料作成に丸1日。「責任感と残業」で回していた議事録文化
── 導入前、社内の議事録作成はどんな状況でしたか?
基本的に手起こしでした。部署ごとに議事録担当が決まっていて、タイピングの早い人は喋りながら打ってしまう。私も含めて、レコーダーを手元に置いておいて、後から聞き直して清書する人もいます。「言った・言わない」をなくすために議事録を残す文化は、長く根付いているんです。
── どの場面で、特に負担を感じていましたか?
一番きつかったのは内部監査ですね。2部署にヒアリングすると、反訳だけで丸1日かかっていました。あとは海外グループ会社との会議。韓国、中国、タイ、英語圏とやり取りがあるので、通訳を挟むと、それだけで時間が倍になる。議事録文化はあるけれど、それを支えているのが担当者の責任感と残業でした。
── その現状を見て、どういった課題感をお持ちでしたか？
議事録作成はどうしても、部署の中で特定の担当者に負担が集中してしまうんです。タイピングが早い人は会議中に喋りながら打ち込むこともできるのですが、そうでない方は、ボイスレコーダーを置いてメモを取り、会議後に音声を最初から聞き直しながら議事録を作成しています。この業務負荷をなんとか削減したいというのが、大きな課題感としてありました。
削減された時間は、チーム対話と新しいアイデアへ。
── トライアル終了後、ユーザー8名にアンケートを取られたそうですね。
はい。社内で実際に使ってくれた人たちに聞きました。議事録作成時間については、3名が「50%以上短縮」、3名が「20〜40%短縮」という回答でした。8名中6名が何らかの短縮を実感してくれているのは、素直に嬉しかったですね。
── 空いた時間は、何に使われていますか?
ここが私としては、一番伝えたいところなんです。アンケートで「削減された時間で何をしているか」を聞いたら、「本来のコア業務」が5名、「チームメンバーとのコミュニケーション・相談」が3名、「新しいアイデアや戦略の検討」が3名でした。
── 議事録作成の時間が、対話や発想の時間に置き換わっているんですね。
そうなんです。議事録って、やらなきゃいけないけど、それ自体が価値を生む仕事じゃないですよね。その時間がチームとの会話や、次のアイデアを考える時間になっている。これが本当のDXだと思うんです。時間が短縮されました、だけで終わらせたくなかったんですよね。
議論に集中することで会議そのものの価値も上がった。
── 議事録の時間削減以外で、ユーザーが評価しているポイントはありましたか?
これがとても大きいんです。「会議中にメモを取らなくていいから議論に集中できる」が5名、「聞き逃しを後から音声やテキストで確認できる」が6名。時間短縮の数字より、こちらの方が回答数としては多かったくらいで。要するに、会議そのものの質が変わっているんです。
── 上田様ご自身は、どう感じられていますか?
電話中や会議中に、メモを取る必要がほとんどなくなりました。集中して相手の話を聞いて、後からテキストで見直せばいい。そう思えるだけで、会話の質が変わるんですよね。相手の表情や、言葉の裏にあるニュアンスにもちゃんと気を配れるようになる。議事録ツールを入れたのに、良くなったのは会議の方だった、というのは面白い現象だなと思います。
「誰が、いつまでに、何をやるか」が自動で残る。会議のアクションが明確に。
── 主なモコボイスの利用シーンを教えてください。
定例ミーティングが7名、取引先との商談が5名、説明会の記録が3名でした。1on1や面談、社内ブレスト、さらには「自分のメモ・独り言」まで、幅広く使われています。
── 上田様ご自身の一番のお気に入り機能は?
アクション重視のレポート※です。これが本当に、業務の進め方を変えてくれたんです。会議が終わった後に、「誰が、いつまでに、何をやるか」が自動で抽出されて出てくる。これまでは手書きメモを見ながら「あれ、あの件、誰が担当だったっけ」「いつまでだったっけ」と、毎回確認し直していたんです。
── 議事録というより、会議のアクション管理ツールに近いですね。
まさにそうです。ベンダーさんや担当者さんとやり取りをする中で、「いつまでにこれをお願いします」「ここまでに回答します」という約束が飛び交うんですけど、それが自動で一覧になる。部長への進捗報告もそれをそのまま使えるので、「こうやって進んでいます」と示しやすい。手書きメモをひっくり返して探していた時代には、もう戻れないです。
── その他で意外な活用シーンはありましたか？
あるアンケート回答者が「通話での軽い打ち合わせや確認の記録に活用しています。正式な議事録を作るほどではないけど、記録には残しておきたい」と書いてくれていて。こういう場面こそ、アクションが抜け落ちやすいんですよね。それが自動でデータ化されるのは、抜け漏れ防止という意味でも大きいと思います。あと、テキスト上の気になった箇所をクリックすると、そこから音声が再生される機能も、確認の精度を上げてくれます。
議事録を、社内のナレッジ基盤へ。過去の会議を資産に変える構想
── 中期的な構想もお持ちと伺いました。
議事録を、社内のナレッジ基盤として活用していきたいんです。今は各部署がそれぞれのファイルサーバーに議事録を保管していて、他部署からはほとんど見えない状態です。過去にどんな議論があって、なぜその決定になったのか──そういう経緯が埋もれてしまっている。それって、会社としてすごくもったいないことだと思うんですよね。
── 議事録というより、もうナレッジベースですね。
まさにそうです。プロジェクトチーム単位で関係者が見られるようにして、過去の議論や決定事項を検索できる状態にしたい。会議資料も一緒に添付できるようになれば、完全にそっちの方向ですね。議事録を作る、という作業じゃなくて、会社のナレッジを蓄積していく、という発想に変わっていく。
── 部門をまたいだ意思決定の経緯が見えるようになると、新任の方のキャッチアップも早くなりそうですね。
そこも大きいです。新しくプロジェクトに入った人が、過去の議論の流れを自分で追える。「この決定、なぜこうなったんだっけ?」という問いに、一次情報として議事録が答えてくれる。そういう状態を作れると、会社全体の意思決定の質が上がると思っています。
インタビューを終えて
率直なご意見と、現場のリアルな声をお寄せいただいたGMB株式会社 上田様に、心より感謝申し上げます。
「会議の質が高まった」。このシンプルな言葉に、議事録DXの本質が凝縮されていると、私たちは受け止めています。モコボイスは、GMB様が目指される姿に向けて、これからも伴走してまいります。