ドクター会議からスタッフ会議まで！
美容クリニック運営を円滑化するモコボイス活用法

東京イセアクリニック様のご紹介

東京イセアクリニック様は、美容外科から美容皮膚科まで幅広い診療メニューを提供する美容クリニックです。2007年開院以来、最新のトレンドや技術を積極的に取り入れながら、日本形成外科学会認定専門医をはじめ複数の専門資格を持つ医師が患者様一人ひとりのお悩みに向き合っています。

Q. 院内では、どのような場面で議事録を作成されていましたか？

馬場様：院内ではいくつかのミーティングを定期的に行っています。ドクター同士のミーティング、看護師長たちのミーティング、一般スタッフとのミーティング、そしてスタッフの個別面談。それぞれ議事録として記録を残し、参加できなかったメンバーにも内容を共有することが、私たちにとって大切なことでした。

中でも、2ヶ月に1回行われるドクター会議の記録は、担当している2名のスタッフにとって特に負担の大きい業務でした。

Q. 以前はどのように議事録を作られていたんですか？

藤岡様：録音した音声を聞き直しながら、話し言葉を議事録用に書き起こしていました。ドクター会議では内容が濃く、一つの症例の発表だけでも書き起こしにかなりの時間がかかります。複数の議題が続くと、書き起こしだけでもかなりの時間がかかっていました。

金沢様：その期間は通常の業務が後回しになってしまうのが、ずっと悩みの種だったんですよね。

Q. ドクター会議の議事録作成において、特に苦労されていたのはどのような点でしょうか？

馬場様：形成外科や美容外科の「専門用語」です。会議では解剖学の名称や組織の用語、医師同士では当たり前の英語略語などが次々と出てきます。専門医の先生方は略語だけで理解されるため、会話がどんどん進んでいってしまうんです。

類似した用語も多く、会議中は聞き取れないまま聴講するしかない場面が続きました。後から一つひとつ調べながら書き起こすため、そのたびに手が止まってしまって…。医師に直接確認するにしても、そこに至るまでの時間が本当にかかっていました。

こうした課題を解決しようと、以前は別サービスの利用も試みました。しかし専門用語への対応が難しく、ドクター会議への活用は断念せざるを得ませんでした。

Q. モコボイスの導入によって、業務に変化はありましたか？

馬場様：ものすごく便利に使わせていただいています。ドクター会議の議事録は、この2名（藤岡様、金沢様）が一番ありがたいと思っていると思います。

金沢様：ドクターが症例の発表などをミーティング内でするんですが、医学的な用語もかなり使われるので、私たち側だと聞き取れないようなことも、モコボイスで拾って起こしてくれます。

馬場様：モコボイスは、単語を登録しておくと、次回からずっとその表記で起こしてくれます。以前は私が書き起こし内容をチェックして直してから医師に渡していましたが、今はほとんど修正するところがないくらい、きれいに上がってきます。

時間についてもとても短縮になっていて、医師に確認を取る段階までのスピードが、とにかく段違いに速くなりました。1時間のミーティングであれば、終わってから10〜20分で議事録まで仕上がります。その日のうちに参加者全員へ周知できます。

藤岡様：議事録の業務が一日かからなくなったので、空いた時間で通常の業務ができるようになりました。

Q. チーム全体として、どんな変化を実感されていますか？

馬場様：以前は、議事録がある時期になると（総務部の）2人のルーチン業務が遅れがちで、管理する側としても苦労しているのを見るのが辛かったんですよ。今は通常の業務への影響がほぼなくなりました。本当に楽になってよかったと思っています。

それに、先生方も嬉しそうにしてくださっているんです。議事録がすぐ戻ってくるので。2ヶ月に1回のドクター会議で、正確な記録を手元に持った状態で次の会議に臨めるというのは、先生方にとってもとても大きいことだと思っています。

スタッフが楽になっただけでなく、先生方も嬉しそうにしてくださっているのが、導入してよかったと一番感じる瞬間です。