「12時間の作業が一瞬で！？」
mocoVoice（モコボイス）導入で議事録作成の負担を大幅削減

株式会社西日本綜合メンテナンス様のご紹介

株式会社西日本綜合メンテナンス様は、ビルメンテナンス業を通じて建物の「快適さをデザインする」プロ集団として、総合ビル管理業務を行なっています。

• 設備管理業務

• 法令点検業務

• 清掃管理業務

• 分譲マンション管理業務

• 一般建設業務

また、各種業務を通じて、問題点の抽出を行い、次年度以降の管理計画の立案もすることで、建物管理の効率化を進め、ライフサイクルコストの低減化を目指しています。

この記事のポイント

1. 導入前の課題

• 4時間に及ぶ会議もあり、4時間分を聴き直しつつ議事録を作成するのに6時間から8時間程度かかっていたため、合計12時間ほどの作業になっていた。

• 議事録作成が原因で休日出勤が発生するなど、担当者の大きな負担となっていた。

• 担当者が会議記録を紙で書き、次の日に議事録を仕上げる場合があり、正確性の不安があった。

2. 活用のポイント

• 年に1度の総会など、長時間の重要な会議でもmocoVoice（モコボイス）を活用し、迅速かつ正確性の高い議事録作成を実現している。

3. 導入後の効果

• 合計12時間ほどかかっていたが、完成に近い議事録が一瞬で出来上がった。

• 以前は考えながら議事録を作成していたが、修正作業だけで済むようになり、負担が大幅に軽減された。

• AIが議事録を作成するため、正確性の不安が和らいだ。

インタビュー内容

Q1. 導入前に直面していた「業界特有の課題」について具体的に教えてください。

マンション管理の業務では、年に1度の大きな総会や1ヶ月に1回程度の会議など、住民の方々との会議が定期的に発生します。

会議が2時間を超えたり、長いものだと4時間に及ぶこともありました。

その議事録を作成する作業が大きな負担で、例えば4時間の会議音声を聞きながら要約していくと、1つの議事録を完成させるのに6時間から8時間、合計で12時間ほどかかったことがありました。

また、この作業が原因で休日出勤することもありました。

Q2. mocoVoice（モコボイス）を選定した決め手は何ですか？

展示会がきっかけでmocoVoice（モコボイス）を知りました。個人的に他のツールとも比較検討しましたが、mocoVoice（モコボイス）は使い勝手が良かったです。

議事録のまとまり方が良く、イメージしていた通りに要約が作成されたことも決め手の一つです。

方言を標準語に直してくれる機能もすごいなと思いました。会議の参加者には訛りの強い方もいますが、その方の発言も書き起こしでは綺麗な標準語になっていました。

これなら誰が見ても分かりやすいと思い、ほぼそこで80%くらい決まりだと思いましたね。

Q3. 導入後、課題は「どのように」改善されましたか？

以前、4時間の会議を聞き直して、議事録作成に8時間ほどかかっていた案件をmocoVoice（モコボイス）で試してみたら、一瞬で終わったんです。

これには本当にショックを受けました。「あの時間は何だったんだ」と。

今までは自分で考えながら作成していましたが、今では作成された議事録を見て修正するだけです。これほど楽なことはありません。

また、紙に会議記録を書いた後に議事録を作るのは、正確性に不安がありましたが、AIが議事録を作成しているので、その部分の不安が和らぎました。

Q4. 今後、mocoVoice（モコボイス）をどのように活用していきたいですか？

現在はマンション課だけで使っていますが、他の部署でも記録として残すのに使っていけたらなと考えています。

また、会議での「言った、言わない」という曖昧な部分をなくし、記録として残すというのも必要になってくるなと思いました。

加えて、リアルタイムで文字起こしができる機能にも期待しています。
レコーダーの電源を入れ忘れが発生することがあったり、「さっき何話してたっけ？」というようなこともあるので、その場で文字起こしがされると、私の中では100%になりますね。

（ちなみに、リアルタイム文字起こし機能は近日実装予定です！）